Projektmanagement

Mehr Variantenvielfalt und immer höhere Innovationsraten führen in der Produktentwicklung seit Jahren zu steigender Komplexität der Produkte und der Entwicklungsprozesse - und das bei kürzeren Entwicklungszyklen, die über weltweit verteilte Standorte gemanagt werden müssen. Dies beherrschen nur Unternehmen, die auf ein starkes Projektmanagement zurückgreifen können.

Immer noch allzu häufig wird Projektmanagement jedoch lediglich mit Terminplanung und allenfalls noch Ressourcenplanung gleichgesetzt. Der Projektplanung sollte jedoch zuerst einmal eine Projektdefinitionsphase vorangestellt werden, in der das Projektziel, das Budget und der Zeitrahmen geklärt und dokumentiert werden. Für die Planung wird zunächst ein Projektstrukturplan entwickelt, auf dessen Basis ein Meilensteinplan und ein grober Terminplan erstellt und die generelle Ressourcenbedarfsplanung definiert sowie ein Kostenplan aufgestellt werden.

Die Umsetzung als Prüfstein des Projektmanagements

Die wahre Qualität des Projektmanagements offenbart sich jedoch erst in der Projektdurchführung: Alle Projektteam-Mitglieder müssen ihre Aufgaben kennen und zum richtigen Zeitpunkt über alle Informationen verfügen, die sie dazu benötigen − von einer klaren Definition des Aufgabenpakets über die Aufgabenverteilung bis zu den dafür erforderlichen technischen Unterlagen und Begleitdokumenten wie Normen und Richtlinien. Während der Projektumsetzung sind gutes Teammanagement und eine reibungslose Kollaboration die Eckpfeiler für ein effizientes Projekt.

Der Projektleiter muss den Projektfortschritt kontrollieren und steuern. Störungen und Probleme müssen so früh wie möglich erkannt, Offene-Punkte-Listen geführt und mit geeigneten Maßnahmen gegengesteuert werden. Checklisten und Deliverables (Liefergegenstände) sorgen für eine prozesssichere Umsetzung des Projekts, egal ob auf der Ebene von Projektmeilensteinen (z.B. Quality Gates in einem Stage Gate Prozess) oder auf der Ebene operativer Arbeitspakete.

Immer volatilere Anforderungen und neue Technologien legen dabei nahe, vom klassischen Projektmanagement abzuweichen und agile Methoden stärker in den Fokus zu rücken. Dadurch wird es möglich, nicht nur ein vorab geplantes Projekt durchzusteuern, sondern auch im Laufe des Projekts umsteuern zu können, um technologischen Herausforderungen und geänderten Anforderungen flexibel Rechnung tragen zu können.

Von agilem zu hybridem Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement als Kombination einer klassischen Rahmenplanung mit agiler Methodik - beispielsweise für Phasen, Arbeitspakete oder Produktstrukturelemente - erlaubt es, den etablierten Produktentwicklungsprozess (PEP) einzuhalten und dennoch agil und flexibel voranschreiten zu können. Dabei gilt es, für jedes Projekt oder einzelne Projektteile je nach Bekanntheit der Anforderungen und Technologiebeherrschung den richtigen Grad an Agilität zu wählen (Stacey-Matrix).

Im Unterschied zu klassischen Projektmanagement-Werkzeugen wie MS Project bietet ein PLM-integriertes Projektmanagement den Vorteil, die Projektmanagementbausteine direkt mit den zu liefernden Arbeitsergebnissen wie Dokumenten, Bauteilen, Produkten usw. verknüpfen zu können. Direkter Zugriff auf alle erforderlichen Informationen aus einer Hand, statt in verschiedenen Systemen mit verteilter und teilweise redundanter Informationen arbeiten zu müssen, sind die Vorteile eines solchen Systems. Die Bearbeiter können im Kontext einer Aufgabe direkt auf Artikel, 3D-Modelle, Konstruktionszeichnungen, Simulationen, Konzepte oder andere Unterlagen zugreifen bzw. diese erstellen. Dabei können sie jederzeit und ohne Medienbruch in die Produktstruktur oder Stücklisten navigieren oder umgekehrt direkt zu einem Bauteil die noch zu erledigenden Aufgaben einsehen und abarbeiten.

Zu den zentralen Zielsetzungen des kombinierten Einsatzes z.B. der PLM-Funktionen Workflow ManagementEngineering Change Management und Dokumentenmanagement zählt die verbesserte Abstimmung zwischen Abteilungen, Standorten und Organisationen, um Projektlaufzeiten zu verkürzen. Dafür benötigen die interdisziplinären Projektteams und -verantwortlichen eine gemeinsame Plattform für die Planung, Steuerung und Kontrolle der Projektausführung.

Leistungsfähige Dashboards und Reports ermöglichen jederzeitigen Überblick mit Drilldown zu den Detaildaten, egal ob im einzelnen Projekt, in einem Multiprojekt-Portfolio oder im Rahmen eines Programmmanagements. Diese ständige Verfügbarkeit von Leistungsdaten kann zum einen Transparenz herstellen und die Vergleichbarkeit von Projekten sicherstellen; zum anderen können durch sie im Nachgang auch Lessons learned abgeleitet werden - auf Management- oder Projektleiterebene, aber auch auf Ebene der Projektmitarbeiter.

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