Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter

  • Umlaufverfahren von Prüf- und Genehmigungsprozessen beschleunigen
  • Regulatorische Vorgaben erfüllen ‒ Geltungssicherheit und Prozessverbindlichkeit erhöhen

 

Umlaufverfahren von Prüf- und Genehmigungsprozessen beschleunigen

Mit digitalen Signaturen können Sie die Papierflut in Ihrem Unternehmen eindämmen und Prozesse durch die direkte Verfügbarkeit von elektronischen Dokumenten beschleunigen. Definieren Sie für ausgewählte Dokumente z.B. durch das Ändern des Status automatisch initiierte Prüf- und Genehmigungsworkflows und lassen diese geltungssicher digital signieren. Damit stellen Sie die Nachvollziehbarkeit Ihrer Prozesse sicher und erhöhen deren Qualität.

Sequenziell und parallel signieren – Medienbrüche vermeiden
Bei mehrstufigen Prüf- und Genehmigungsprozessen wirkt sich die Verfahrensbeschleunigung durch Digital Signatures besonders stark aus. Kombinieren Sie in solchen Fällen vordefinierte, parallel laufende Workflows mit Signieraufgaben. Dem Anwender, der eine Signieraufgabe zugewiesen bekommt, wird diese in seinem Task Manager angezeigt und er kann sie dort direkt erledigen. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen vereinfachen und beschleunigen Sie Ihre Umlaufverfahren bei zugleich erhöhter Sicherheit. Bei Abstimmungsprozessen, die über mehrere Abteilungen oder gar weltweit verteilte Standorte laufen, könnte der Vorteil kaum deutlicher sein.

Dokumente geltungssicher digital signieren

Regulatorische Vorgaben erfüllen ‒ Geltungssicherheit und Prozessverbindlichkeit erhöhen

Auch im Rahmen immer stringenterer Compliance-Anforderungen profitieren Sie von den Digital Signatures. In der Automobilbranche wird die digitale Signatur bereits bei der Datenübertragung über das Netzwerkprotokoll OFTP2 empfohlen. Zudem wird sie von der FDA für strenge Herstellungs- und Dokumentationsverfahren akzeptiert. Mit Digital Signatures erfüllen Sie die Anforderungen der FDA Norm 21 CFR Part 11 bezüglich elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften sowie der entsprechenden EU-Verordnung No 910/2014 über elektronische Identifizierung.

Dokumente und komplexe Datenobjekte intern und extern signieren
Sie können sowohl elektronische Dokumente als auch reine Datenobjekte oder Kombinationen aus beidem signieren lassen. Standardisierte Ausgabeformate der digitalen Signaturen sind PDF-Dokumente oder XML via Browser. Lassen Sie Verträge von Partnern oder etwa Anforderungen oder komplexe Produktstrukturen z.B. von den intern Verantwortlichen und extern von Kunden digital signieren; auch Artikel mit zugehörigen Stücklisten in einer freigegebenen Version können Sie digital via Signatur absichern. Sie profitieren bei internen und externen digitalen Signaturprozessen von Geltungs- und Rechtssicherheit, erhöhter Verbindlichkeit Ihrer Prozesse, beschleunigten Verfahren, Kosteneinsparungen und Schutz vor Betrug.

Mit Digital Signatures Konformität mit OFTP2 sowie FDA- und EU-Normen sicherstellen

Anforderungen von EU No 910/2014 sowie Umsetzung von OFTP2 und FDA 21 CFR Part 11

Obwohl Arbeitsergebnisse heute fast ausschließlich in digitaler Form erzeugt werden, wird ihre Authentizität und Integrität in den meisten Fällen noch durch Unterschriften auf einem Papierausdruck verbürgt. Entscheidend für die Ablösung der papierbasierten Prozesse ist, dass die digitale Form zumindest die rechtlichen Anforderungen in puncto Verlässlichkeit der Urheberschaft und Unverfälschtheit der Aufzeichnungen erfüllt. Hierfür kommt die digitale Signatur zum Einsatz.

Erfahren Sie in unserem White Paper  Definitionen der Begrifflichkeiten und Erläuterungen der Funktionsweise sowie die rechtlichen Besonderheiten der digitalen Signatur.

 

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