Integriertes Projekt- und Dokumentenmanagement und die Verbindung zu Produktdaten sind zentrale Merkmale von CONTACT Elements. Documentation ist der Garant dafür, mit wenig Aufwand eine profunde Projekt-, Produkt- bzw. Ergebnisdokumentation zu erhalten, die die Anforderungen der Kunden und regulatorischer Stellen erfüllt. CONTACT Elements und Documentation unterstützen Sie bei sowohl bei der Bearbeitung und Bereitstellung der Inhalte als auch bei der Definition der Abläufe und der Zielführung zum gewünschten Projektergebnis.
Projekt- und Dokumentvorlagen geben Projektstrukturen vor
Um eine Projektdokumentation erstellen zu können, müssen die benötigten Informationen erst einmal vorhanden sein. Oft werden diese jedoch gar nicht in abrufbarer Form festgehalten, sondern befinden sich nur in den Köpfen der Mitarbeiter oder in lokalen Verzeichnissen. Steuern Sie hier gegen, indem Sie die erforderlichen Projektartefakte – Checklisten, Formulare usw. – als Deliverables in Ihre Projektvorlagen einbinden. In Verbindung mit Workflows und der Zuweisung von Aufgaben an verantwortliche Mitarbeiter strukturieren Sie mit Projekt- und Dokumentvorlagen im Sinne von Best Practices Ihre Projekte.
Projektdokumentation scheitert häufig daran, dass es aufwändig ist, die Informationen aus verschiedensten Quellen zusammenzutragen. Nutzen Sie hingegen Dokumentvorlagen, um Ihre Projekte zu strukturieren, entsteht die Projektdokumentation aus dem Projektstrukturplan heraus durch die hinterlegten Vorlagen zur Erledigung von Aufgaben. Die Ergebnisdokumente werden direkt in den Projekten abgelegt und stehen strukturiert mit allen relevanten Informationen – Status, Änderungsinformationen, Produktbezug, Metadaten usw. – zur Verfügung.
Single Source of Truth – alle Dokumente in einem System
Das Prinzip Single Source of Truth erleichtert die Dokumentation entscheidend: Wenn Sie Fertigstellungsgrade und Bewertungen dokumentieren, Planungsänderungen vornehmen, Checklisten durcharbeiten und Dokumente ablegen, geschieht das alles in ein und demselben System. Das bedeutet, alle relevanten Daten und Dokumente sind in einer Quelle direkt im Projekt verfügbar. Die Projektdokumentation wächst im Projektverlauf automatisch mit oder kann zumindest auf einfache Weise zusammengetragen werden. Über umfassende Filter- und Gruppierfunktionen stellen Sie Ihre Projektdokumentation schnell und einfach ohne aufwändige Nacharbeit zusammen.
Für die Abschlussdokumentation müssen Sie verschiedenste Informationen von Verträgen über Pflichtenhefte, Richtlinien, Änderungsanträge, Protokolle und Berichte zusammenstellen. Ersparen Sie sich dabei manuellen Aufwand und lassen sich mit Documentation alle benötigten Dokumente automatisch zusammenfassen. Zu diesem Zweck können Sie einfach konfigurieren, dass bestimmte Dokumente vom System zusammengezogen und die gesamte erforderliche Projekt- oder Produktdokumentation bzw. die vom Kunden oder Regulierungsstellen angeforderte Dokumentation auf Knopfdruck in ein umfassendes Abschlussdokument fließt.
Die Verwaltung, Nutzung und Bereitstellung von Dokumenten ist eine zentrale Aufgabe in Unternehmen. Konventionelle Ablagen auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Systemen führen angesichts der Vielzahl an Dokumenten, Schnittstellen und Systemen in die Sackgasse. Das CONTACT Dokumentenmanagement verschafft mit intelligenter Dokumentenlogistik auch in komplexen Prozessen Übersicht und unterstützt dabei zugleich das Teamwork.
Projektstrukturpläne einfach aus den passenden Projektvorlagen erzeugen
Manager, Planer und Fachkräfte Hand in Hand arbeiten lassen
Strukturplan mit der Ergebnis-, Ressourcen- und Qualitätsplanung verbinden
Nutzen Sie Statuskontrollen für geltungssichere Ergebnisse
Steuern Sie Abläufe mit Workflows und Task Manager und verkürzen Sie die Durchlaufzeiten
Kombinieren Sie Prozessstandards mit agilen Elementen zu praxisgerechten Abläufen
Machen Sie alle wichtigen Dokumente an jedem Arbeitsplatz verfügbar
Sparen Sie wertvolle Zeit beim Suchen nach Dokumenten
Schützen Sie wertvolles Know-how
Beschleunigen Sie Prüf- und Freigabeprozesse
Erfüllen Sie viel einfacher regulatorische Vorgaben
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