An der Prüfung und Freigabe von Dokumenten sind in der Regel Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, die unterschiedliche Funktionen – Erstellen und Überprüfen des Inhalts – übernehmen. Mit CONTACT Workflows können Sie diese Aufgaben berechtigten Personen mit der jeweiligen Funktion und Rolle sowie einer Zeitvorgabe, bis wann die jeweilige Aufgabe zu erfüllen ist, und den zugehörigen Kontextinformationen wie Dokumentverweise bereitstellen. Nutzen Sie CONTACT Workflow als hervorragendes Steuerungsinstrument im Rahmen der Zustands- und Fortschrittskontrolle.

Mit Digital Signatures für Geltungs- und Rechtssicherheit sorgen
In besonderer Weise eignen sich Workflows für kontrollierte Aufgabenverteilung und Genehmigungsverfahren. In Verbindung mit CONTACT Digital Signatures sichern Sie Ihre Prozesse ab und beschleunigen diese: Durch spezielle Signaturaufgaben sorgen Sie dafür, dass die beteiligten Personen das zu prüfende Dokument in einem Arbeitsschritt digital signieren und Vorgänge somit schnell bearbeiten können – und sorgen zugleich für Geltungs- und Rechtssicherheit. Über freigegebene Dokumente werden alle beteiligten Mitarbeiter automatisch informiert. Die mitlaufende Dokumentation – wir nennen dies Compliance in Process – stellt die durchgängige Nachweisfähigkeit sicher.

Wie alle anderen Aufgaben auch werden Workflowaufgaben mit dem Moment, in dem sie bearbeitet werden können, in der Liste der zu erledigenden Aufgaben angezeigt und gemäß ihrer Fälligkeit sortiert. So hat jeder Mitarbeiter zu jederzeit seine zu erledigenden Aufgaben, erforderliche Dokumente und Kontextinformationen nach zeitlicher Priorisierung im Blick. Im Detailbereich befinden sich zusätzliche Informationen, sodass der Kontext, in dem die Aufgabe steht, nicht aus dem Blick gerät.